他社から地位の高い人が会議のために来社する場合、無理に大きい部屋を使って見栄を張ることがありませんか？蛍光灯をたくさん使ってスライドなどの設置が完備されてるような部屋のことです。
参加人数が多いならそれで大丈夫ですが、人数が少ないのに大きい部屋を使うと、席と席が離れすぎていて声が聞こえにくかったり、司会者はみんなに届くくらい大きい声を出さなければならないです。
また、参加者同士の間に隙間があくと、気持ちがお互いに離れてるような意識になり、同じ意見なのに同意しにくい気持ちになるのです。
また席の並び方ですが、お互いの顔が見られることのできるテーブルセッティングをすると話し合いがスムーズでまとまりやすいという統計が出てるらしいです。
参加のみなさんがほとんど同意見で、まとめの段階で話し合うのか、異なる意見が多くなりそうな話し合いなのかで、セッティングが変わるようです。
壁と照明では壁は白すぎず、少しクリーム色の暖色系の壁、照明は白色の蛍光灯と壁と同じく暖色系の蛍光灯を混ぜて使用すると言い争いにならずにスムーズに進行できるらしいです。
会議室の広さと空間を考えるだけで、今後の事業取引が変わっていくので、大したことではないかもしれませんが、ほんの少しの工夫を心掛けてみましょう。
会議室の広さは狭い方が言いと思います。
何故かと言うと、広すぎると話が他人事のような感覚に陥ってしまい、話に集中できないからです。
そうすると、意見も出てきませんし中身のない時間が過ぎることが懸念されると思います。
狭い方が、言葉のキャッチボールもしやすいですし、色んな発想で色んな意見が飛び交いやすいと思います。
もちろん、会議の格式や内容や集まる人の数にもよるので一概に言えないかもしれませんが、逆に様々な事情で広い会場になったとしたら、私は寝るかボーっとしているかどちらかでしょう。
仮に意見があったとしても指名されない限り発言しようとは思いません。
できるだけ狭い会場で意見交換するというのが話し合いの基本ではないでしょうか。
私の会社の営業担当者による意見交換はせいぜい20人くらいが入るような部屋で行ないます。
ですから、意見も活発だし遠慮なく話し合いができています。
このような話し合いの場だと建設的な意見も出やすく貴重な時間を有効に活用している実感も湧いてくるのです。
セミナー会場なども同じことが言えると思います。
あまり広すぎる会場だと、講師の方がせっかく良いことを話してくれても、あまり心に残らないような気がします。
できれば100人以下の部屋でセミナーを聴きたいものです。
講師の方とできれば言葉のキャッチボールができるくらい狭いのが理想ですが、そうなると講師料を人数で割ったり会場費を人数で割ったときの一人当たりの負担が増えてしまうので、どうしても大きな会場で多くの人に聴いてもらう形になってしまうのです。
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