会議室の広さは、打ち合わせをやる際、とても重要です。
昨年ある事務局で働いていましたが、打ち合わせの度に、パーテーションで事務スペースとを分けて準備をしていました。
もちろん少人数であれば小さな部屋がありましたが、大人数となると、事務スペースの延長作業台で行うことがほとんどだったのです。
また、遠方から来訪したお客様に茶菓の接待をするのに、狭いと運ぶのがとても大変でした。
書類をたくさん出して打ち合わせを行うので、その大事な書類を汚さないように、とか、人数分のお菓子をあらかじめ用意しておいたり、コーヒーメーカーでドリップをしたり、ポットのお湯をチェックしたり。
もう少し机も含めた、全体のスペースが広ければスムースにいろんなことがこなせるのに、と何度も思いました。
一番大変だったのは、2つの大人数打ち合わせが重なったことがあったのです。
別のグループの方がこのスペースを使い、私のグループの方は、事務スペースを整理して、机を椅子をあちこちから持ってきて設営しました。
今思うと、そんなに広くなかったのに、よくやったなあと感じます。
大事な案件であればあるほど、本来なら快適な環境で行って欲しいのに、と恐縮してしまいました。
オフィスのレイアウトをしていて、よく聞く悩みが、会議室の広さについてである。
できれば、広い会議室なりミーティングスペースが欲しい。
でも、全体の面積の関係からなかなか難しく、強引に会議室スペースを取ろうとすると、今度はかんじんの執務スペースが手狭になってしまい、業務効率にも影響が出かねない。
こういった悩み、実際問題、多いのではないだろうか。
この問題については、私は、ある種の「割り切り」が必要だと思う。
例えば、会議室ともなると、パーティーションで間仕切りしたりして、それなりの占有スペースを取らなくてはならないが、ミーティングスペースなら、うまくレイアウティングすれば、たとえ手狭なオフィスでも、それなりに、何とかなるはずだ。
業種にもよるので一概には言えないものの、ミーティングスペースというのは、出来れば設けておきたいところ。
ちょっとした打ち合わせと言うのは、かなり頻繁にあることだからだ。
これに対して会議室というものは、そういつもフル稼働している、ということでも無いのではないだろうか。
それなら、執務スペースとミーティングスペースを余裕を持ってレイアウトして、会議室については、必要となる会議室の広さに応じて、都度、レンタル会議室を使う、と割り切ってしまっても良いと思う。
オフィスの用途や環境にもよることは十分承知しているが、ひとつの考え方として、参考にして欲しい。
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